INFORMATIVA PRIVACY DELLA PIATTAFORMA DIDATTICA

Il Titolare del Trattamento è:

NUOVA BEACH TENNIS SCHOOL S.S.D.A.R.L.

Posta Elettronica Certificata (PEC):

nuovabts@pec.it

Le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti dell’interessato possono essere inviate alla PEC sopra indicata.

I dati necessari alla creazione dell’account sono forniti direttamente dal maestro o istruttore oppure sono già nella disponibilità della Società nell’ambito del rapporto contrattuale, associativo, professionale o di collaborazione in essere.

La Società può trattare i seguenti dati:

• nome;
• cognome;
• indirizzo e-mail;
• identificativo tecnico dell’account;
• data e ora dell’ultimo accesso;
• paese di residenza o di attività;
• lingua e valuta preferite;
• eventuali annotazioni interne dell’amministrazione relative al rapporto;
• indirizzo IP, trattato per le sole finalità di sicurezza e di prevenzione degli abusi;
• dati relativi alle operazioni gestionali effettuate tramite la Piattaforma;
• dati amministrativi, economici e contabili relativi, ove applicabile, a vendite, compensi, accrediti e payout;
• dati tecnici strettamente necessari al funzionamento, alla sicurezza e alla manutenzione della Piattaforma.

La Piattaforma non è destinata alla raccolta di categorie particolari di dati personali, quali dati relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici.

Il maestro o istruttore non effettua autonomamente la registrazione alla Piattaforma.

L’account viene creato da NUOVA BEACH TENNIS SCHOOL S.S.D.A.R.L. utilizzando il nome e il cognome del soggetto autorizzato. L’indirizzo e-mail viene associato all’account nel momento in cui la Società procede all’invito.

Al momento dell’invito, il maestro o istruttore riceve all’indirizzo e-mail comunicato un link sicuro e personale di primo accesso, attraverso il quale sceglie autonomamente la propria password.

Il link di primo accesso è personale, ha una validità limitata e non deve essere comunicato o inoltrato a terzi.

La Società non sceglie, non genera e non conosce la password personale dell’utente.

La password scelta dall’utente non viene memorizzata in forma leggibile, ma viene conservata mediante una funzione di hash crittografico. La password non può pertanto essere visualizzata o recuperata dalla Società, dagli amministratori della Piattaforma o dagli altri soggetti autorizzati.

In caso di smarrimento della password, la Società non potrà comunicarla all’utente. L’utente potrà esclusivamente impostarne una nuova mediante l’apposita procedura sicura di reimpostazione.

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• creazione e gestione dell’account personale del maestro o istruttore;
• identificazione dell’utente e verifica della sua autorizzazione ad accedere alla Piattaforma;
• invio del link sicuro di primo accesso e degli eventuali collegamenti necessari alla reimpostazione della password;
• autenticazione dell’utente e gestione delle sessioni di accesso;
• accesso ai video, alle slide, ai documenti e agli altri materiali didattici riservati;
• formazione e aggiornamento dei maestri e degli istruttori;
• gestione del rapporto contrattuale, associativo, professionale o di collaborazione con la Società;
• individuazione degli account inattivi mediante la visualizzazione della data e dell’ora dell’ultimo accesso;
• gestione e registrazione delle operazioni amministrative ed economiche effettuate attraverso la Piattaforma;
• registrazione, calcolo e verifica, ove applicabile, di vendite, compensi, accrediti e payout;
• adempimento degli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e legali;
• invio di comunicazioni di servizio relative alla Piattaforma, ai materiali didattici, agli aggiornamenti tecnici e alle modalità di accesso;
• assistenza tecnica e gestione delle richieste degli utenti;
• protezione della Piattaforma, degli account e dei contenuti riservati;
• prevenzione di accessi non autorizzati, abusi, frodi o utilizzi impropri;
• accertamento, esercizio o difesa di un diritto della Società in sede giudiziaria o stragiudiziale.

La data e l’ora dell’ultimo accesso non sono utilizzate per controllare dettagliatamente l’attività del maestro o per ricostruire le sue modalità di consultazione dei contenuti.

I dati personali non sono utilizzati per finalità pubblicitarie, di profilazione commerciale o di valutazione automatizzata del maestro.

Il trattamento dei dati personali si basa:

• sull’esecuzione del rapporto contrattuale, associativo, professionale o di collaborazione con il maestro o istruttore;
• sull’esecuzione delle attività necessarie a fornire il servizio di formazione e le funzionalità gestionali della Piattaforma;
• sull’adempimento degli obblighi legali, amministrativi, contabili e fiscali ai quali è soggetta la Società;
• sul legittimo interesse della Società a gestire la formazione dei propri maestri e istruttori, proteggere la Piattaforma, garantire la sicurezza informatica, individuare gli account inattivi, tutelare i materiali riservati e difendere i propri diritti.

Il consenso dell’utente non costituisce la base giuridica del trattamento necessario alla creazione e gestione dell’account, all’erogazione della formazione o alla gestione delle operazioni amministrative ed economiche.

Il consenso sarà richiesto soltanto per eventuali trattamenti ulteriori per i quali la normativa applicabile lo preveda espressamente.

I dati sono trattati dal Titolare, dal personale autorizzato e dagli eventuali fornitori incaricati, mediante strumenti informatici e telematici.

Le operazioni di trattamento possono includere:

• raccolta;
• registrazione;
• organizzazione;
• conservazione;
• consultazione;
• elaborazione;
• modifica;
• utilizzo;
• comunicazione nei limiti indicati nella presente Informativa;
• cancellazione o anonimizzazione.

Il trattamento avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza, minimizzazione, integrità e riservatezza.

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o utilizzo illecito.

Per il funzionamento della Piattaforma la Società si avvale dei seguenti fornitori, ciascuno per il ruolo indicato:

• Supabase: banca dati, archiviazione dei documenti didattici e servizi di autenticazione, con infrastruttura situata in Irlanda;
• Vercel: hosting dell’applicazione, configurata per essere eseguita nella medesima regione europea;
• Resend: invio delle comunicazioni di servizio e dei link di primo accesso e di reimpostazione della password;
• Bunny.net: archiviazione e distribuzione dei video, con archiviazione in Germania e copia di sicurezza in Svezia;
• Shopify: gestione del negozio online e trasmissione dei dati degli ordini necessari al calcolo dei compensi;
• Frankfurter: fornitura dei tassi di cambio, senza alcun trattamento di dati personali.

L’autenticazione degli utenti, la gestione del login, delle credenziali e delle procedure di primo accesso e reimpostazione della password sono effettuate mediante il servizio esterno Supabase.

In relazione ai servizi effettivamente utilizzati e configurati, Supabase può trattare:

• indirizzo e-mail;
• identificativo dell’account;
• password conservata mediante funzione di hash;
• token e informazioni tecniche necessarie alla gestione delle sessioni;
• dati tecnici e di sicurezza connessi alle operazioni di autenticazione;
• informazioni relative ai tentativi di accesso e alle procedure di recupero dell’account.

Supabase tratta tali dati sulla base delle condizioni contrattuali, dell’accordo sul trattamento dei dati e delle proprie politiche applicabili.

La Società non può visualizzare o recuperare la password scelta dall’utente.

Supabase sarà qualificato e disciplinato in conformità al ruolo concretamente assunto nel trattamento e, quando tratta dati personali per conto della Società, quale Responsabile del Trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

I dati personali:

• non sono diffusi;
• sono trattati esclusivamente dal personale e dai collaboratori autorizzati di NUOVA BEACH TENNIS SCHOOL S.S.D.A.R.L., vincolati alla riservatezza;
• possono essere comunicati ai fornitori della Piattaforma, dei servizi di autenticazione, dell’hosting, del cloud, dell’invio delle e-mail, della manutenzione informatica e della sicurezza dei sistemi;
• possono essere comunicati a consulenti amministrativi, contabili, fiscali, legali e informatici nei limiti necessari allo svolgimento dei rispettivi incarichi;
• possono essere comunicati a istituti di pagamento, banche o altri fornitori di servizi finanziari, qualora necessario alla gestione di accrediti e payout;
• possono essere comunicati alle autorità pubbliche, giudiziarie, fiscali o di controllo nei casi previsti dalla legge.

I soggetti che trattano dati personali per conto della Società sono nominati, ove necessario, Responsabili del Trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

I dati personali sono conservati ed elaborati all’interno dell’Unione europea. In particolare, la banca dati, l’archiviazione dei documenti, i servizi di autenticazione e l’applicazione che elabora le richieste degli utenti sono ospitati in Irlanda; i video sono archiviati in Germania, con una copia di sicurezza in Svezia.

La consegna delle pagine e dei contenuti multimediali avviene attraverso reti di distribuzione configurate per instradare le richieste esclusivamente verso nodi situati in Stati membri dell’Unione europea.

Alcuni fornitori utilizzati dalla Società hanno sede negli Stati Uniti d’America, in particolare i servizi di hosting applicativo, di invio delle e-mail e la piattaforma di commercio elettronico. Nei limiti in cui tali fornitori trattino dati personali per conto della Società, il trasferimento avviene nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679.

Il trasferimento potrà avvenire sulla base:

• di una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
• di clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea;
• di eventuali misure supplementari necessarie;
• di un’altra garanzia riconosciuta dalla normativa applicabile.

L’utente può richiedere maggiori informazioni sui trasferimenti e sulle garanzie adottate contattando il Titolare tramite la PEC indicata al punto 1.

L’applicazione non implementa alcuno storico degli accessi consultabile dalla Società.

Per ciascun account, la Società può visualizzare esclusivamente la data e l’ora dell’ultimo accesso.

A ogni nuovo login, la precedente informazione relativa all’ultimo accesso viene automaticamente aggiornata e sostituita dalla data e dall’ora del nuovo accesso.

Tale informazione viene utilizzata esclusivamente per:

• verificare se l’account è stato attivato;
• individuare gli account che non vengono utilizzati da un periodo prolungato;
• valutare l’eventuale disattivazione degli account inattivi;
• fornire assistenza in caso di problemi di accesso.

La data e l’ora dell’ultimo accesso non sono utilizzate per tracciare il comportamento del maestro, misurare il tempo trascorso sulla Piattaforma o verificare quali contenuti siano stati consultati.

Il servizio di autenticazione Supabase può trattare autonomamente dati tecnici e di sicurezza relativi alle operazioni di login secondo le configurazioni tecniche applicate, le proprie politiche di conservazione e gli accordi stipulati con la Società.

La Piattaforma non registra e non conserva informazioni relative:

• ai video visualizzati dal maestro;
• alle slide o ai documenti aperti;
• al numero di visualizzazioni dei singoli contenuti;
• al tempo trascorso sulla Piattaforma o sui singoli contenuti;
• allo stato di avanzamento del percorso formativo;
• al completamento di corsi o moduli;
• alla frequenza o alle modalità di utilizzo dei materiali didattici;
• ai comportamenti di navigazione del maestro all’interno della Piattaforma.

La Società non effettua pertanto attività di monitoraggio dettagliato della formazione attraverso la Piattaforma.

I fornitori che ospitano e distribuiscono i contenuti possono elaborare, per proprie finalità tecniche e statistiche, dati aggregati per singolo contenuto, quali il numero complessivo di riproduzioni e il tempo di visione complessivo di un video. Tali dati non sono riconducibili al singolo utente e non sono utilizzati dalla Società per valutare i maestri o il loro percorso formativo.

Qualora in futuro vengano introdotte funzionalità destinate a registrare i contenuti consultati, i progressi formativi o altre informazioni sull’utilizzo della Piattaforma, la presente Informativa sarà aggiornata prima dell’attivazione di tali funzionalità.

La Piattaforma conserva un registro delle operazioni gestionali necessarie al funzionamento del servizio.

Tali operazioni possono comprendere, ove applicabile:

• registrazione delle vendite;
• registrazione dei compensi e degli importi maturati;
• registrazione degli accrediti;
• registrazione dei payout effettuati o da effettuare;
• causale, importo, data e stato delle operazioni;
• indicazione dei soggetti interessati dalle operazioni;
• eventuali rettifiche, annullamenti o aggiornamenti;
• ulteriori informazioni necessarie alla gestione amministrativa, contabile e fiscale.

Il registro delle operazioni gestionali costituisce una funzione essenziale della Piattaforma.

I dati sono trattati esclusivamente per:

• gestire i rapporti economici con i maestri, gli istruttori e gli altri soggetti autorizzati;
• calcolare, verificare e documentare gli importi dovuti;
• gestire pagamenti, accrediti e payout;
• effettuare controlli amministrativi e contabili;
• adempiere agli obblighi fiscali e di legge;
• prevenire e gestire errori, contestazioni o operazioni anomale;
• accertare, esercitare o difendere i diritti della Società.

I dati relativi all’account sono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale, associativo, professionale o di collaborazione con il maestro o istruttore.

Alla cessazione del rapporto o dell’autorizzazione ad accedere alla Piattaforma, l’account sarà disattivato.

Nome, cognome, indirizzo e-mail e dati strettamente collegati all’account saranno cancellati o anonimizzati entro 6 mesi dalla cessazione del rapporto, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per:

• adempiere a obblighi di legge;
• tutelare i diritti della Società;
• gestire contestazioni o controversie;
• mantenere correttamente la documentazione amministrativa, contabile o fiscale.

La data e l’ora dell’ultimo accesso sono conservate fino al successivo login, momento in cui vengono automaticamente sostituite, oppure fino alla cancellazione dell’account.

I link di primo accesso e di reimpostazione della password sono conservati esclusivamente per il periodo tecnico necessario al loro utilizzo e perdono efficacia alla scadenza prevista o dopo il loro utilizzo.

La password non viene conservata in chiaro. Viene conservato esclusivamente il relativo hash crittografico attraverso il servizio di autenticazione Supabase.

I dati relativi a vendite, compensi, accrediti, payout e alle altre operazioni aventi rilevanza amministrativa, contabile o fiscale sono conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, oppure per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile.

Tali dati potranno essere conservati oltre il termine di dieci anni qualora:

• siano ancora in corso controlli o accertamenti relativi al corrispondente periodo;
• sia in corso una contestazione o un procedimento giudiziario;
• la conservazione sia necessaria per esercitare o difendere un diritto della Società;
• una disposizione di legge preveda un termine più lungo.

Le registrazioni meramente operative o tecniche, prive di rilevanza amministrativa, contabile, fiscale o probatoria, sono conservate esclusivamente per il periodo necessario alle finalità per cui sono state raccolte e, comunque, per un periodo non superiore a 24 mesi, salvo motivate esigenze di ulteriore conservazione.

Alla scadenza dei rispettivi periodi di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.

Il conferimento del nome e del cognome è necessario per creare l’account; l’indirizzo e-mail è necessario per consentire l’accesso alla Piattaforma e viene associato all’account al momento dell’invito.

Il mancato conferimento dei dati necessari comporta l’impossibilità di:

• creare o attivare l’account;
• verificare l’identità e l’autorizzazione del maestro o istruttore;
• accedere ai contenuti didattici;
• utilizzare le funzionalità gestionali della Piattaforma;
• gestire correttamente il rapporto amministrativo ed economico con la Società.

Il conferimento di eventuali dati ulteriori espressamente indicati come facoltativi non pregiudica l’accesso alle funzioni principali della Piattaforma.

Le credenziali di accesso sono personali e non possono essere condivise con altri soggetti.

L’utente è tenuto a:

• scegliere una password adeguatamente sicura;
• non comunicare la password a terzi;
• non inoltrare a terzi il link di primo accesso o di reimpostazione;
• non consentire ad altri soggetti di utilizzare il proprio account;
• informare tempestivamente la Società in caso di perdita delle credenziali, accesso non autorizzato o sospetta compromissione dell’account;
• utilizzare esclusivamente le procedure ufficiali della Piattaforma per modificare o reimpostare la password.

La Società non chiederà mai all’utente di comunicare la propria password tramite e-mail, telefono, messaggi o altri canali di comunicazione.

La Società si riserva la possibilità di sospendere o disattivare l’account in caso di accessi anomali, condivisione delle credenziali, utilizzo non autorizzato o violazione delle condizioni di utilizzo della Piattaforma.

I dati personali non sono sottoposti a processi decisionali unicamente automatizzati che producano effetti giuridici o incidano significativamente sul maestro o istruttore.

Non vengono svolte attività di profilazione per finalità pubblicitarie o commerciali.

La Piattaforma può utilizzare cookie tecnici o strumenti equivalenti strettamente necessari per:

• autenticare l’utente;
• mantenere attiva la sessione;
• garantire la sicurezza dell’account;
• prevenire accessi non autorizzati;
• ricordare le preferenze tecniche;
• consentire il corretto funzionamento della Piattaforma.

I cookie tecnici non richiedono il preventivo consenso dell’utente.

I cookie di sessione sono utilizzati per distinguere gli utenti autenticati, gestire la sessione e garantire la sicurezza della navigazione. Essi scadono generalmente alla chiusura del browser, al termine della sessione oppure secondo la durata tecnica necessaria alla funzione svolta.

Qualora in futuro vengano utilizzati cookie analytics non anonimizzati, cookie di profilazione o altri strumenti non strettamente necessari, sarà predisposta o aggiornata un’apposita Cookie Policy e, quando richiesto, sarà acquisito preventivamente il consenso dell’utente.

I video didattici sono ospitati su Bunny.net Stream, servizio della società slovena BunnyWay d.o.o., e vengono riprodotti direttamente dalla sua rete di distribuzione; le slide e i documenti sono archiviati su Supabase. Tali fornitori ricevono pertanto alcuni dati tecnici relativi all’utente.

Le informazioni trasmesse comprendono:

• indirizzo IP;
• tipo di dispositivo;
• browser utilizzato;
• data e ora della richiesta;
• informazioni tecniche necessarie alla visualizzazione del contenuto.

La rete di distribuzione dei video è configurata per servire i contenuti esclusivamente da nodi situati in Stati membri dell’Unione europea. I servizi esterni sono utilizzati nel rispetto della normativa applicabile e sono indicati, ove necessario, nella Cookie Policy o in una specifica informativa.

L’utente è invitato a consultare le informative privacy dei servizi esterni utilizzati per la visualizzazione dei contenuti.

L’utente, in qualità di interessato, può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, ha diritto di:

• ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
• ottenere l’accesso ai propri dati personali e alle informazioni relative al trattamento;
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti;
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;
• chiedere la limitazione del trattamento;
• opporsi al trattamento nei casi previsti dalla legge;
• ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, quando ricorrono i presupposti per la portabilità;
• revocare il consenso in qualsiasi momento, qualora uno specifico trattamento sia fondato sul consenso, ferma restando la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dalla legge.

Le richieste possono essere inviate tramite raccomandata oppure tramite PEC al seguente indirizzo:

nuovabts@pec.it

Il Titolare fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa applicabile.

Qualora l’utente ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679.

Resta ferma la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

NUOVA BEACH TENNIS SCHOOL S.S.D.A.R.L. può modificare o aggiornare la presente Informativa Privacy in conseguenza di modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali della Piattaforma.

La versione aggiornata sarà resa disponibile all’interno della Piattaforma e indicherà la data dell’ultimo aggiornamento.

Qualora le modifiche incidano in modo significativo sulle modalità o sulle finalità del trattamento, gli utenti saranno informati mediante la Piattaforma o tramite l’indirizzo e-mail associato all’account.